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"La connaissance ne vaut que si elle est partagée" / "An effective Knowledge is a shared one"

Pourquoi mettre à jour vos listes de distribution vers des groupes dans Outlook ?

Posted by Teruin laurent sur octobre 22, 2017


Traduit de l’anglais

Article original : https://support.office.com/en-us/article/Why-you-should-upgrade-your-distribution-lists-to-groups-in-Outlook-7fb3d880-593b-4909-aafa-950dd50ce188

Depuis des années, les organisations comptent sur les groupes de distribution pour communiquer et collaborer avec des groupes de personnes à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise. Aujourd’hui, cependant, les groupes dans Outlook offrent une solution plus puissante pour la collaboration

Qu’est-ce que les groupes ?

Lorsque vous créez un groupe dans Outlook, vous pouvez choisir un ensemble de personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer et mettre en place facilement une collection de ressources à partager. Vous n’avez pas à vous soucier d’assigner manuellement des permissions à toutes ces ressources parce que l’ajout de membres au groupe leur donne automatiquement les permissions dont ils ont besoin pour accéder aux outils fournis par votre groupe.

Ces ressources supplémentaires comprennent :

Boîte de réception partagée – Endroit Où les conversations que vous avez traditionnellement dans vos listes de distribution ont lieu. Cette boîte de réception partagée est entièrement interrogeable, ce qui permet de créer une archive vivante des messages du groupe. Les nouveaux arrivants dans le groupe peuvent rechercher ou parcourir l’historique pour se mettre rapidement au courant de ce qui a déjà été publié dans le groupe. Voir: Avoir une conversation de groupe dans Outlook.

Bibliothèque de fichiers partagés – Votre groupe dispose d’une bibliothèque de fichiers SharePoint où vos utilisateurs peuvent stocker, partager et collaborer sur des documents, des classeurs, des présentations, des images ou tout autre type de fichier sur lequel ils doivent travailler. Voir: Partager des fichiers de groupe dans Outlook 2016.

Calendrier partagé – Votre groupe reçoit un calendrier partagé pour afficher les événements liés au groupe. Chaque membre qui s’est inscrit au groupe est automatiquement invité à participer aux événements affichés dans le calendrier afin que ces événements puissent également figurer sur son agenda personnel s’il le souhaite. Voir: Planifiez une réunion sur un calendrier de groupe dans Outlook 2016.

Carnet OneNote partagé – Le groupe dispose automatiquement d’un carnet OneNote partagé où les membres du groupe peuvent collecter des informations et collaborer. De nombreux groupes utilisent le carnet pour créer un wiki vivant avec des questions fréquemment posées et d’autres ressources. Voir: Démarrage avec OneNote 2016.

 

Accès invité – Vous pouviez ajouter des contacts externes aux groupes de distribution avant, mais tout ce qu’ils ont reçu, c’est du courrier électronique. Avec les groupes, vous pouvez offrir aux invités l’accès à des conversations par courrier électronique, à des fichiers et même au bloc-notes OneNote partagé. Voir: Accès invité dans Office 365 Groupes.

Contenu accessible – Les groupes dans Outlook sont publics par défaut, ce qui signifie qu’ils sont faciles à découvrir pour les autres membres de votre organisation. Si le contenu du groupe est plus sensible, vous pouvez basculer le groupe en mode privé, ce qui cache le contenu aux non-membres et demande au propriétaire du groupe d’approuver les demandes d’adhésion.

Création de Self-Service – L’informatique n’a pas besoin de s’embourber dans les requêtes des utilisateurs pour créer des groupes. Les utilisateurs peuvent créer leurs propres groupes selon leurs besoins. Si vous voulez contrôler quels utilisateurs de votre entreprise peuvent créer des groupes, voir: Gérer la création de groupe Office 365

 

Ce ne sont là que quelques-unes des caractéristiques qui font des groupes une solution plus puissante que les groupes de distribution.

Administration de vos groupes

Office 365 offre un certain nombre d’outils et de fonctionnalités utiles pour faciliter la gestion et l’administration de vos groupes. Pour plus d’informations sur chacun de ces avantages, cliquez sur les rubriques ci-dessous.

Gestion d’annuaires

Garder votre annuaire sous contrôle est une préoccupation de chaque administrateur. Voici quelques-uns des outils qu’offre Office 365 pour vous aider à rendre cela plus facile :

  • Règles de nommage – Les règles de nommage vous permettent de définir les noms acceptables et inacceptables pour vos groupes. Cela empêche les utilisateurs de donner des noms profanes ou interdits aux groupes. De plus, vous pouvez appliquer les préfixes ou suffixes standard de l’entreprise aux noms des groupes.
  • Adhésion dynamique – L’adhésion dynamique vous permet de définir l’appartenance à un groupe par règle, ce qui ajoute (ou supprime) les membres du groupe en fonction des métadonnées (telles que le département ou le rôle) dans votre répertoire actif. Voir Utiliser les attributs pour créer des règles avancées pour plus d’informations sur la création d’une adhésion dynamique.
  • Adhésion cachée – Si vous avez une raison de vouloir que l’adhésion à votre groupe soit confidentielle, par exemple si les membres sont des étudiants, vous pouvez cacher l’adhésion à des tiers.

Autorisations de création – Il peut y avoir certaines personnes dans votre organisation que vous ne voulez pas pouvoir créer de nouveaux groupes. Il existe plusieurs techniques pour gérer les permissions de création dans votre répertoire. Voir Gérer la création de groupe Office 365.

  • Journaux d’audit – Vous pouvez avoir plus de confiance en permettant à vos utilisateurs de créer des groupes et de gérer l’appartenance à un groupe parce que les journaux d’audit Office 365 Groupes vous permettent de localiser qui a créé ou supprimé un groupe particulier ou apporté des modifications à la composition du groupe. Voir: Recherche dans le journal d’audit de l’Office 365 Security & Compliance Center.

Gestion du transport

La gestion du tranport vous donne quelques méthodes pour gérer la façon dont les messages doivent être envoyés ou reçus par le groupe. De plus, il existe des outils pour surveiller le flux de ces messages.

  • Envoyer en tant que ou Envoyer pour le compte de – Ces paramètres permettent aux utilisateurs spécifiés d’envoyer des e-mails comme s’ils venaient du groupe ou s’ils le représentaient.
  • Restrictions d’expéditeur – Ces paramètres vous permettent de contrôler qui est autorisé à envoyer des messages au groupe. Le groupe peut être configuré pour autoriser les courriels provenant de l’extérieur, mais vous pouvez limiter cela à certaines parties externes.
  • Soutien des utilisateurs externes – En invitant des invités à votre groupe, vous pouvez choisir de les inclure dans les conversations par courriel du groupe. Voir: Accès invité aux groupes Office 365 – Aide Admin.
  • Règles de transport – Les règles de transport fonctionnent pour les groupes comme pour votre serveur Exchange. Les règles peuvent rechercher les messages qui répondent à des conditions spécifiques et prendre des mesures pour y donner suite.
  • MailTips – Les MailTips sont des messages d’information affichés aux utilisateurs pendant qu’ils composent un message. Ils peuvent aider à réduire les NDR en avertissant un utilisateur si son message est susceptible d’être transmis à des tiers ou de dépasser les quotas de messages.
  • Adresses proxy multiples – Un groupe peut avoir des alias comme une boîte aux lettres d’un utilisateur. Des adresses proxy supplémentaires peuvent être utiles pour accepter les messages envoyés à ces autres alias ou pour faciliter l’accès à un groupe dont le nom est long ou difficile à épeler. Voir: Prise en charge de plusieurs domaines pour les groupes Office 365 – Aide d’administration
  • Taille d’envoi/réception maximale – Ces quotas peuvent aider à réduire les problèmes avec le groupe recevant (ou envoyant) des messages extrêmement volumineux afin de mieux gérer les besoins de stockage et de bande passante.

Politiques de contenu

Office 365 vous donne également quelques outils pour gérer le type de contenu qui est partagé dans votre groupe.

  • Directives d’utilisation – Vous pourrez définir des directives d’utilisation pour Office 365 Groupes pour informer vos utilisateurs sur les meilleures pratiques qui aident à garder leurs groupes efficaces et les éduquer sur les politiques de contenu interne. Pour un exemple, voir: Directives d’utilisation pour les clients et partenaires Microsoft.
  • Classification des données – Vous pourrez créer un système de classification des données personnalisable pour Office 365 Groupes qui permet de séparer les groupes par type de police (p. ex., » non classifié « , » confidentiel d’entreprise  » ou  » très secret »). De cette façon, vos groupes peuvent exposer les politiques d’autres contenus de votre organisation. La stratégie extensible permet à votre organisation de configurer un terminal appelé à chaque fois qu’un groupe est créé ou modifié – et vous pouvez ensuite implémenter vos propres stratégies de création ou de modification de groupe.

Gérer le changement

Les utilisateurs sont parfois mal à l’aise avec le changement, il est donc important de communiquer avec les membres existants de vos listes de distribution pour leur faire savoir à quoi s’attendre. Voici quelques informations que vous devriez inclure dans ce message, ainsi que quelques réponses que vous pourriez trouver utiles :

Que sont les groupes dans Outlook?

Les groupes Office 365 dans Outlook sont une solution de collaboration unique pour les équipes/groupes qui souhaitent partager des discussions, des fichiers, des calendriers et des notes d’une manière unifiée et facile à trouver. La meilleure caractéristique est probablement que la boîte de réception pour le groupe conserve un historique des discussions, ce qui facilite la recherche des discussions précédentes.

Pourquoi faisons-nous ce changement ?

Les gens ont souvent demandé la possibilité de consulter les messages affichés sur notre liste de distribution afin de trouver de l’information qui a été discutée dans le passé. Mettre à jour la liste de distribution en groupe signifie que les gens n’ont pas à poser ou à répondre aux mêmes questions encore et encore.

Le nouveau groupe inclura également un calendrier pour nos événements de groupe, une bibliothèque de fichiers partagés et un carnet OneNote où nous pourrons collaborer et rassembler des informations pour référence future.

Dois-je faire quoi que ce soit pour rejoindre ce groupe si j’étais déjà membre de la liste de distribution ?

Rien, si vous étiez déjà membre de la liste de diffusion, vous serez automatiquement membre du nouveau groupe.

Comment accéder au nouveau groupe dans Outlook ? Qu’en est-il d’Outlook sur le Web?

Pour accéder au nouveau groupe dans Outlook, allez dans la catégorie Groupes en bas à gauche dans le volet de navigation. Si vous utilisez ce groupe, envisagez de l’épingler comme favori en cliquant avec le bouton droit de la souris dessus et en choisissant Afficher comme favori.

De plus, Office 365 Groupes dispose de clients mobiles gratuits sur toutes les plateformes mobiles (iOS, Android, etc.), ce qui vous permet d’accéder facilement au groupe en déplacement.

Puis je envoyer un email avec ce groupe?

Si bien sur. Le même alias de courriel que celui que vous avez utilisé pour la liste de distribution fonctionnera toujours très bien pour le groupe dans Outlook.

Aussi…

N’oubliez pas de leur dire à quel moment ce changement se produit et avec qui communiquer s’ils ont d’autres questions.

Quelle est la suite ?

Une fois que vous avez mis votre groupe de distribution à niveau vers un groupe Office 365, il y a quelques tâches de suivi que vous voudrez peut-être faire pour vous assurer que tout se passe bien.

  • Suivi avec vos utilisateurs – Vérifiez auprès d’eux immédiatement après la fin de la mise à niveau, puis de nouveau quelques jours plus tard. Montrer que vous êtes à l’écoute et réceptif à toutes les questions qu’ils pourraient avoir contribuera grandement à les rendre heureux et à les mettre à l’aise avec le changement.
  • Surveillez les rapports d’engagement – Le portail Office 365 Admin Portal dispose de bons rapports qui peuvent vous montrer combien d’utilisateurs utilisent le groupe, la fréquence et les fonctionnalités qu’ils utilisent. Ces rapports peuvent vous aider à concevoir votre formation de suivi et de formation des utilisateurs et à mettre en évidence les domaines dans lesquels vos utilisateurs tirent le plus de valeur du nouveau groupe. Voir: Rapports d’activité dans le centre administratif Office 365.
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