De nouvelles fonctionnalités intéressantes sont disponibles pour les salles de réunion de Microsoft Teams


Traduit de l’anglais : Article Original : https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams-blog/new-and-exciting-features-available-for-microsoft-teams-breakout/ba-p/3140809

Les salles de pause permettent aux organisateurs de diviser les réunions en sous-groupes pour faciliter les discussions et les séances de brainstorming. Depuis le lancement en décembre 2020, nous avons publié plusieurs nouvelles fonctionnalités qui simplifient la gestion et la création des salles de pause tout en améliorant l’efficacité globale des réunions. Examinons quelques-unes des innovations que nous avons publiées jusqu’à présent.

 Les organisateurs peuvent désormais réaffecter les participants même lorsque les salles sont ouvertes, ce qui garantit que les bons participants se trouvent dans chaque salle de réunion et peuvent être facilement réaffectés si nécessaire. Les participants restent également affectés à leur salle de réunion, à moins que l’organisateur de la réunion ne décide d’en changer. Les affectations persistent pour les sessions suivantes et pour les réunions récurrentes, de sorte que les organisateurs ne doivent pas répéter les affectations.

 L’expérience d’affectation des participants bénéficie également d’une interface actualisée et utile, disponible avant et pendant les réunions. Lorsque les organisateurs sélectionnent Affecter les participants dans le panneau de droite des salles de réunion, une fenêtre distincte s’ouvre avec une vue plus large de tous les participants et salles. Les organisateurs peuvent trier par participants ou par salles, et sélectionner plusieurs participants pour l’affectation des salles. Imaginez que vous puissiez accélérer le processus d’affectation en trouvant rapidement le(s) bon(s) participant(s) ou la(les) salle(s) et en procédant à des affectations multiples à l’aide des cases à cocher.

Contrôlez la durée de vos sessions en petits groupes en configurant un minuteur de salle de réunion dans les paramètres. Le minuteur est visible par les participants, il décompte le temps restant dans la salle et avertit les participants 60 secondes avant la fin de la session de la salle de réunion. Une fois le minuteur écoulé, les salles se ferment automatiquement et les participants retournent à la réunion principale si le déplacement automatique est activé. Si le déplacement automatique est désactivé, une invite s’affiche pour permettre aux participants de décider s’ils veulent retourner à la réunion principale ou se déconnecter.

Vous avez besoin d’aide pour gérer les salles de réunion ? La prise en charge des gestionnaires de salles de pause permet aux organisateurs d’étendre la gestion des salles de pause à un maximum de 10 présentateurs pendant une réunion. Seuls les présentateurs peuvent être désignés à ce moment-là. Bien qu’un seul gestionnaire puisse prendre le contrôle à la fois, le gestionnaire de salle désigné pourra effectuer des opérations en cours de réunion telles que :

  • Affecter des utilisateurs aux salles
  • Ajouter/supprimer des salles
  • Ouvrir/fermer des salles
  • Réaffecter les utilisateurs aux salles
  • Envoyer des annonces
  • Recréer des salles
  • Réglage des minuteries
  • Ajustement des paramètres des autres salles de réunion
  • Rejoindre des salles ouvertes
  • Envoi d’annonces

Tous les responsables de salle de réunion, y compris ceux qui n’ont pas le contrôle, peuvent rejoindre les salles de réunion ouvertes en cliquant sur le menu à côté de chaque salle et en sélectionnant Rejoindre la salle. Toutefois, les gestionnaires inactifs ne peuvent rejoindre les salles ouvertes qu’en tant que participants (en lecture seule). Ils n’ont pas la possibilité de gérer les salles de réunion, sauf s’ils en demandent le contrôle en cliquant sur le bouton Gérer les salles.

Prenez de l’avance en créant des salles de discussion et des tâches d’affectation des participants avant votre réunion. Il suffit d’ouvrir une invitation à une réunion Teams, de naviguer vers Breakout rooms et de sélectionner Create rooms. Les organisateurs peuvent choisir le nombre de salles dont ils ont besoin et les créer à l’avance. Cette fonctionnalité réduit les frais administratifs et améliore l’efficacité de la réunion. En outre, les organisateurs peuvent effectuer les tâches suivantes avant le début de la réunion :

  • Création ou suppression en masse de salles.
  • ajout, suppression ou renommage de salles individuelles
  • Configuration des options de réunion pour chaque salle
  • Ajustement des paramètres (comme la minuterie) pour les salles de réunion.
  • Pré-assignation des participants via les options d’assignation manuelle et automatique

Sélection des responsables des salles de réunion (seuls les présentateurs du même locataire explicitement invités peuvent actuellement être désignés comme responsables des salles de réunion).

Pour l’instant, les organisateurs de réunions ne peuvent accéder aux fonctions de pré-réunion qu’avant le début de la réunion et lorsque toutes les salles de réunion sont fermées. Une fois la réunion commencée, les salles de réunion ne peuvent être gérées que via le panneau des salles de réunion de la réunion active. Jusqu’à 300 participants peuvent être invités à la réunion, mais seuls le même locataire ou des locataires fédérés sont disponibles pour la pré-affectation.

Grâce à la fonction de pré-affectation des salles de réunion et des participants, les organisateurs peuvent réduire le nombre d’installations de dernière minute en effectuant toutes les configurations à l’avance.

Les salles de réunion peuvent stimuler la productivité en donnant aux membres de votre organisation une voix et une plateforme confortable pour se faire entendre. Nous avons élaboré un guide de dépannage utile qui peut vous aider à naviguer dans ces nouvelles fonctionnalités passionnantes si vous êtes bloqué ou si vous avez des questions en cours de route. Microsoft continuera à améliorer la façon dont les gens peuvent se réunir pour accomplir davantage.

Votre commentaire

Choisissez une méthode de connexion pour poster votre commentaire:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l’aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l’aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l’aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

Connexion à %s