Gestion des équipes Teams et de leurs durées de vie [1/2]


English version below

Si il y a bien une option à ne pas activer, c’est la possibilité donner à tous les utilisateurs de pouvoir créer des équipes Teams. Si vous avez choisi de le faire, vous allez vite vous retrouver avec des milliers d’équipes Teams (donc des groupes Office 365) dont certaines ne seront plus du tout utilisées.

Quant au respect d’une potentielle  nomenclature pour le nommage des équipes … je vous laisse imaginer si tous vos utilisateurs ont la possibilité de créer leurs propres équipes Teams.

Vos équipes d’administration, qui n’ont pas que cela à faire 😉 , devront repérer régulièrement les équipes inactives , contacter les propriétaires, dont certains ont quitté l’entreprise voir d’autres qui ne répondrons pas, ou ne se souviendrons peut être même plus de l’existence de ces équipes,  pour déterminer si ils peuvent supprimer l’équipe en question. En terme de processus efficace , je pense que l’on a vu mieux.

Une autre option qui n’est pas non plus magique, consiste à mettre en place l’expiration automatique des groupes Office 365 comme l’illustre la figure suivante

En sélectionnant l’option ALL, tous les groupes Office 365 hériteront de cette stratégie. Tous les Groupes Office 365 ? Oui . Donc tous les autres groupes Office 365 des autres applications seront également concernés. Si vous avez créé des groupes Office 365 pour Exchange Online, ou pour Information Barrier , Yammer, planner etc.. eux aussi seront concernés.

La solution consiste donc à ne pas utiliser l’option ALL mais plutôt l’option Selected et à y inclure à la main tous les groupes Teams de vos utilisateurs. Comme ces derniers,  en créé régulièrement il faudra mettre à jours cette liste régulièrement. Il faut donc que vos équipes d’administration repèrent les nouvelles équipes Teams, puis les ajoute manuellement dans cette option.

On aurait bien aimé que l’interface puisse nous laisser choisir les groupes Teams des autres groupes applicatifs mais cela n’est pas le cas . Reste à trouver ou écrire un script PowerShell dont l’exécution devra être régulière.

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If there is one option that should not be activated, it is the possibility to create Teams for all users. If you choose to do so, you will quickly find yourself with thousands of Teams (thus Office 365 groups), some of which will no longer be used at all.

As for the respect of a potential nomenclature for naming teams … I let you imagine if all your users have the possibility to create their own Teams.

Your administration teams, who don’t have only that to do 😉 , will have to regularly spot inactive teams , contact the owners, some of whom have left the company or others who won’t respond, or may not even remember the existence of these teams, to determine if they can delete the team in question. In terms of an efficient process, I think we’ve seen better.

Another option, which is not magic either, is to set up automatic expiration of Office 365 groups as shown in the following figure

By selecting the ALL option, all Office 365 groups will inherit this policy. All Office 365 Groups? Yes, so all other Office 365 groups in other applications will also be affected. If you have created Office 365 groups for Exchange Online, or for Information Barrier, Yammer, planner etc.. they will also be affected.

The solution is not to use the ALL option but rather the Selected option and to include by hand all the Teams groups of your users. As the latter are created regularly, you will have to update this list regularly. It is therefore necessary that your administration teams locate the new Teams, then add them manually in this option.

We would have liked the interface to let us choose the Teams groups from the other application groups but this is not the case. We still have to find or write a PowerShell script that will have to be executed regularly.

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