Introduction de la prise en charge des attributions simultanées de licences Exchange Online

Article original : https://techcommunity.microsoft.com/t5/exchange-team-blog/introducing-support-for-concurrent-exchange-online-license/ba-p/3721098

Nous avons récemment activé une nouvelle fonctionnalité dans Office 365, qui permet aux administrateurs de Tenant d’attribuer plus d’une licence Exchange Online par utilisateur AAD.

SharePoint Online et Teams, par exemple, prennent en charge les affectations simultanées de licences pour leurs propres services depuis un certain temps déjà. Notre nouvelle fonctionnalité permet donc d’apporter le même niveau de support à Exchange Online.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Pour mieux comprendre ce que cette fonctionnalité change, comparons l’ancien comportement de la gestion des licences Exchange Online, avec le nouveau comportement.

 

Expérience précédente

Lorsque les administrateurs locataires essayaient d’attribuer plus d’un pack de licences (qui contient Exchange Online) au même utilisateur AAD, soit par le biais de AAD PowerShell ou du centre d’administration Microsoft 365, soit par le biais des licences par groupe dans AAD, un message d’exception s’affichait et les changements de licence n’étaient pas effectués.

 

Par exemple, si l’utilisateur disposait déjà d’une licence Microsoft 365 Business Standard et que l’administrateur tentait d’attribuer une deuxième licence Exchange Online (Plan 2) (soit la licence autonome, soit une partie des suites E3 ou E5), le type d’exception suivant aurait été affiché dans le centre d’administration Microsoft 365 :

 

 

 

Autre exemple : un utilisateur dispose déjà d’Exchange Online (Plan 1) et un administrateur de locataire essaie de lui attribuer un pack de licences Microsoft 365 E5 supplémentaire :

La même expérience aurait été observée pour toute combinaison des licences suivantes :

• Microsoft 365 Business packages: Basic, Standard, Premium
  
• Microsoft / Office 365 F1, F2, F3, E1, E3, E5, A1, A3, A5
  
• Exchange Online Essentials
  
• Exchange Online Kiosk
  
• Exchange Online Plan 1
  
• Exchange Online Plan 2
  
• Some Teams and Project license packs (see the following section for more information)
  

Expérience actuelle (nouvelle)

Toute combinaison des plans susmentionnés est désormais autorisée. Par exemple, les utilisateurs peuvent se voir attribuer simultanément des licences Microsoft 365 E3 et Office 365 E5, ou Exchange Online Kiosk et une licence Office 365 E3, etc. Le champ d’application inclut également les différents plans Education (A).

Les anciens plans Office 365 Small Business (BPOS_L), Office 365 Midsize Business (BPOS_S_MidSize), qui ne peuvent plus être achetés, mais qui peuvent encore exister en production, ne sont pas pris en charge par cette nouvelle fonctionnalité. Il en va de même pour les packs de licences que nous regroupons avec British Telecom (BPOS_B).

Le tableau suivant résume les plans qui supportent l’empilage :

 
 

Commercial Offering	Contained Exchange License	Mapped Exchange Capability
Exchange Online Essentials	Exchange Online Essentials	BPOS_S_Essentials
Microsoft 365 Business Starter
Exchange Online Kiosk	Exchange Online Kiosk	BPOS_S_Deskless
Microsoft 365 F1
Microsoft 365 F3
Microsoft Teams Essentials
Office 365 F2
Office 365 F3
Exchange Online (Plan 1)	Exchange Online (Plan 1)	BPOS_S_Standard
Exchange Online (Plan 1) for Alumni
Exchange Online (Plan 1) for Faculty
Exchange Online (Plan 1) for Students
Microsoft 365 A1
Office 365 A1
Microsoft 365 Business Basic
Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business Premium
Microsoft Teams Exploratory
Microsoft 365 E1
Office 365 E1
Office 365 E2
Office 365 Education E1 for Faculty
Office 365 Education E1 for Students
Office 365 Education
Exchange Online (Plan 2)	Exchange Online (Plan 2)	BPOS_S_Enterprise
Exchange Online (Plan 2) for Faculty
Exchange Online (Plan 2) for Students
Microsoft 365 A3
Microsoft 365 A5
Microsoft 365 E3
Microsoft 365 E5
Microsoft Teams Shared Devices
Office 365 E3
Office 365 E3 Developer
Office 365 E5
Office 365 Education E3
Project A Subscription

Voici un exemple où un utilisateur AAD s’est vu attribuer simultanément 4 types de licence différents (notez qu’Office 365 E3 et Exchange Online Plan 2 contiennent la même licence Exchange Online).

Veuillez noter que l’affectation des plans AddOn n’a pas changé – l’expérience de l’affectation des plans AddOn a toujours été la même, en ce sens que plusieurs licences AddOn peuvent être affectées au même utilisateur.

Que se passe-t-il réellement dans Exchange Online ?

Exchange Online décidera lequel des plans activement assignés est le plus « supérieur » et s’assurera que les fonctionnalités de ce plan supérieur sont disponibles pour l’utilisateur Exchange Online correspondant (utilisateur de boîte aux lettres ou utilisateur de messagerie). Par « fonctionnalités », nous entendons ici les quotas de boîtes aux lettres, les limites de transport, l’accès au protocole, etc.

Lorsqu’une licence est retirée à l’utilisateur AAD, ou lorsqu’une licence expire, la nouvelle collection de licences activement assignées est évaluée et le nouveau plan supérieur est choisi.

Par conséquent, la nouvelle fonctionnalité prend en charge les rétrogradations et les promotions de licences : par exemple, si l’utilisateur se voit attribuer E3 et Kiosque, mais que E3 est ensuite retiré de l’utilisateur AAD, Exchange Online s’assurera que l’utilisateur de boîte aux lettres ou l’utilisateur de courrier correspondant n’aura accès qu’aux fonctions Kiosque. Si, par la suite, l’utilisateur se voit également attribuer E5, Exchange Online lui accordera l’accès à toutes les fonctionnalités de E5, indépendamment du fait que l’utilisateur se voit toujours attribuer une licence Kiosque concurrente.

Exchange Online associe les noms des packs de licences AAD ou Microsoft 365 admin center à des « capacités », comme le montre le tableau ci-dessus, qui répertorie les packs de licences empilables pris en charge et les capacités correspondantes. Ainsi, par ordre de supériorité, du moins supérieur au plus supérieur, nous avons :

• – Exchange Online Essentials, qui correspond à la capacité « BPOS_S_Essentials ».
  
• – Exchange Online Kiosk, qui correspond à la capacité « BPOS_S_Deskless ».
  
• – Business Basic, Standard, Premium et E1, qui correspondent tous à la capacité « BPOS_S_Standard ».
  
• – Plans Microsoft/Office E3 et E5, qui correspondent à la capacité « BPOS_S_Enterprise ». »
  

Quels sont les avantages de cette approche ?

Au fil du temps, l’absence de cette fonction de « cumul de licences » a amené les clients à signaler des incidents au support Microsoft. Pour certains, c’était un fardeau de devoir d’abord supprimer manuellement l’ancienne licence Exchange Online, puis d’attribuer la nouvelle licence. Dans certains cas, si cette procédure n’était pas suivie correctement, la boîte aux lettres Exchange Online pouvait être déplacée vers un état de suppression douce.

Pour nos clients grandes entreprises, qui gèrent des packs de licences importants, la gestion des attributions de licences représentait une charge encore plus lourde. Dans la plupart des cas, les grandes entreprises gèrent les attributions de licences par le biais de licences par groupe. Les utilisateurs faisant partie de plusieurs groupes de contrôle, c’était un fardeau pour les administrateurs de déterminer de quel groupe il fallait retirer l’utilisateur. Souvent, cela était géré par l’automatisation, ce qui impliquait des scripts compliqués. Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, les administrateurs de locataires peuvent désormais gérer les attributions de licences de manière plus simple.

En tant qu’administrateur de locataire, vous devez toujours produire des rapports sur les attributions de licences et déterminer quels utilisateurs peuvent avoir plus d’une licence Exchange Online attribuée. Vous pourriez alors choisir de retirer les licences les moins supérieures de cet utilisateur et les renvoyer dans le pool de licences inutilisées, afin que d’autres utilisateurs puissent en bénéficier. Il est important de comprendre que si deux licences (ou plus) sont attribuées, elles sont toutes « utilisées » (et peuvent être facturées).

Cette fonctionnalité facilitera également les transitions de packs de licences pour d’autres services, tels que Teams. Nous avons déjà une histoire à succès pour la transition des utilisateurs des packs Teams Exploratory vers les packs Teams Essentials/Basic/Standard. De nombreux services d’Office 365 (dont Teams) s’appuient sur Exchange Online pour stocker des données ou accéder à des données provenant de boîtes aux lettres. Pour cette raison, les packs de licences construits pour Teams ou SharePoint ou d’autres services, incluront parfois aussi une licence Exchange Online. Avant que les changements ne soient mis en ligne, l’absence de prise en charge de l’empilement des licences Exchange Online avait été un obstacle pour d’autres services tels que Teams. Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, Teams peut maintenant facilement permettre la transition des utilisateurs d’un package Teams à un autre, sans causer de perte de données ou de perturbation de l’expérience de l’utilisateur final.

Comment vérifier par programme quelles licences sont attribuées à un utilisateur Exchange Online donné ?

Nous avons introduit une nouvelle propriété dans Exchange Online, qui expose toutes les licences attribuées à un utilisateur donné. Voici un exemple de la façon de vérifier un utilisateur type à l’aide d’Exchange Online PowerShell : 

Get-Mailbox test1 | select SkuAssigned, PersistedCapabilities

SKUAssigned PersistedCapabilities

———– ———————

True {MYANALYTICSP2, BPOS_S_BookingsAddOn, BPOS_S_Enterprise}

 

Get-Recipient test1 | select RootCapabilities

 

RootCapabilities

—————-

BPOS_S_Essentials, BPOS_S_Deskless, BPOS_S_Standard, BPOS_S_Enterprise

 Dans cet exemple, l’utilisateur « test1 » (utilisateur de la boîte aux lettres) a une licence attribuée (SKUAssigned = True), et la licence supérieure qui lui est attribuée a la capacité BPOS_S_Enterprise. Cette capacité, comme expliqué précédemment, correspond soit à E3/E5 soit à Exchange Online standard (Plan 2).

Dans la sortie de Get-Recipient, la nouvelle propriété RootCapabilities, contient toutes les licences actives Exchange Online attribuées à cet utilisateur – la sortie ci-dessus montre que l’utilisateur est en fait accordé 4 licences Exchange Online différentes, mais parce que BPOS_S_Enterprise est la plus supérieure, alors les caractéristiques de cette licence sont appliquées à l’utilisateur Exchange Online.

Quelle est la prochaine étape ?

Nous prévoyons d’ajouter la même prise en charge de l’empilement des licences pour les équivalents des packs de licences susmentionnés, pour tous les clouds souverains (y compris Office 365 exploité par 21Vianet) et les clouds gouvernementaux. Ceci sera réalisé au cours du premier semestre de CY2023.

Alexandru Grosu and the Exchange Online Provisioning team